1. Responsable del tratamiento

Martín Duque Gómez, persona natural comerciante que opera bajo el nombre comercial Onces Vending (en adelante, "Onces Vending"), es el responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política.

• NIT: 1020716363-6
• Matrícula mercantil: 04150524
• Domicilio: Cra. 13 # 153 - 80, Bogotá, Colombia
• Correo para asuntos de datos personales: datospersonales@oncesvending.com
• Teléfono y WhatsApp: 305 422 2188

El responsable atiende directamente las consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con esta política.

2. Marco normativo y definiciones

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, que compila el Decreto 1377 de 2013. Para efectos de esta política:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento; en este caso, Onces Vending.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

3. Datos que recolectamos

Recolectamos datos cuando el titular nos contacta, cuando lo contactamos para ofrecerle nuestros servicios o cuando celebra un contrato con nosotros.

• Establecimientos y sus representantes: nombre, documento de identidad o NIT, cargo, empresa, teléfono, correo, dirección de la sede, firma, facturas o cuentas de cobro y datos de cuenta bancaria. Canales: WhatsApp, teléfono, correo, visita presencial y contrato.
• Usuarios que solicitan devoluciones: nombre, número de contacto y llave Bre-B o datos de cuenta bancaria. Canal: WhatsApp.
• Proveedores: nombre, documento de identidad o NIT, y datos de contacto y de pago. Canales: correo, teléfono y facturas.

No recolectamos datos sensibles, salvo que el titular los aporte en relación con una póliza de seguro, caso en el cual solicitaremos su autorización expresa.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos se usan exclusivamente para las siguientes finalidades:

1. Contactar establecimientos para ofrecerles nuestros servicios.
2. Atender solicitudes de información y coordinar visitas de evaluación.
3. Realizar el estudio de mercado del establecimiento y elaborar propuestas comerciales.
4. Celebrar, ejecutar y hacer seguimiento a los contratos de comodato.
5. Coordinar la instalación, el reabastecimiento, el mantenimiento, el traslado y el retiro de las máquinas.
6. Atender reportes de fallas y productos no entregados, y realizar las devoluciones correspondientes.
7. Pagar la contraprestación mensual a los establecimientos.
8. Gestionar la relación con proveedores, incluidos pedidos, pagos y facturación.
9. Gestionar las pólizas de seguro que respaldan el servicio.
10. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
11. Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio contratado.

Onces Vending no vende, alquila ni cede datos personales a terceros, ni los usa para publicidad ajena al servicio. Solo los comparte con los encargados descritos en la sección 9.

5. Autorización del titular

El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, que puede otorgarse por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas.

• Cuando el titular nos contacta: al escribirnos o llamarnos, le informamos sobre esta política y le enviamos su enlace. El envío posterior de sus datos, incluidos los datos de pago para devoluciones, constituye autorización.
• Cuando lo contactamos: si obtenemos los datos de contacto de un establecimiento o de su representante para ofrecerle nuestros servicios, en el primer mensaje le informamos sobre esta política. Si no desea continuar, suprimimos sus datos.
• Contratos: los contratos de comodato y los acuerdos con proveedores incluyen una cláusula de autorización de tratamiento de datos.

Conservamos prueba de cada autorización, como el registro de la conversación o el contrato firmado. El titular puede revocarla en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

6. Datos de niños, niñas y adolescentes

Onces Vending no recolecta intencionalmente datos personales de menores de edad. Nuestras máquinas pueden estar instaladas en colegios, pero su uso no requiere entregar datos.

Si un menor solicita una devolución, la gestionamos con su padre, madre, acudiente o representante legal, o a través del establecimiento. Si llegamos a recibir datos de un menor sin esa intervención, los suprimimos.

7. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Onces Vending.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

8. Consultas y reclamos

Las solicitudes se envían al correo datospersonales@oncesvending.com o por WhatsApp al número 305 422 2188, indicando nombre, datos de contacto, descripción de la solicitud y, si aplica, los documentos que la soporten.

Pueden presentar solicitudes el titular, sus causahabientes o su representante o apoderado, quienes deberán acreditar su identidad o calidad.

Plazos de respuesta:

• Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): respuesta en máximo 10 días hábiles, prorrogables hasta 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir, revocar o denunciar un incumplimiento): respuesta en máximo 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles adicionales.

Los plazos se cuentan desde la fecha de recepción de la solicitud. Si necesitamos la prórroga, le informaremos el motivo y la fecha de respuesta antes de que venza el plazo inicial.

Si un reclamo está incompleto, pediremos la información faltante dentro de los 5 días hábiles siguientes. Si pasan 2 meses desde nuestra solicitud sin que el titular la entregue, entenderemos que desistió del reclamo.

Dentro de los 2 días hábiles siguientes a la recepción de un reclamo completo, marcaremos los datos con la leyenda "reclamo en trámite", que se mantendrá hasta resolverlo.

9. Transmisión de datos

Para prestar el servicio, algunos datos se comparten con los siguientes terceros, que actúan como encargados del tratamiento:

• Google (Google Workspace): correo electrónico y almacenamiento de documentos.
• Meta (WhatsApp): mensajería con clientes y usuarios.
• Entidades financieras: ejecución de devoluciones y pagos vía Bre-B o transferencia bancaria.
• Aseguradora e intermediario de seguros: expedición y gestión de pólizas.
• Contador: manejo de información contable y tributaria, como contratos, facturas y registros de pagos.
• Proveedores de transporte, instalación y servicio técnico: coordinación de visitas, traslados y reparaciones en el establecimiento.

Google y Meta almacenan los datos en servidores fuera de Colombia. Estos terceros tratan los datos para prestar su servicio, conforme a sus propias políticas de privacidad y medidas de seguridad. Con la autorización descrita en la sección 5, el titular autoriza también esta transmisión, incluida la internacional.

Fuera de estos casos, solo entregaremos datos a autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.

10. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida o alteración, como el acceso restringido al responsable y a los encargados de la sección 9, y el uso de proveedores tecnológicos con estándares de seguridad reconocidos.

Conservamos los datos durante los siguientes plazos:

• Datos de usuarios que solicitan devoluciones: los datos de pago se eliminan una vez realizada la devolución, salvo el comprobante de la transferencia, que se conserva por obligaciones contables. El resto del registro se conserva hasta 2 años.
• Datos de contacto de prospectos que no contratan: hasta 2 años desde el último contacto.
• Datos de contratos y pagos de contraprestación: durante el contrato y 10 años después, por obligaciones comerciales y contables.
• Datos de proveedores: durante la relación y 10 años después, por obligaciones contables.

Cumplidos estos plazos, o ante una solicitud de supresión procedente, los datos se eliminan de forma segura.

11. Vigencia

Esta política rige a partir del 5 de septiembre de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas, dentro de los plazos de conservación de la sección 10.

Cualquier cambio sustancial se publicará en oncesvending.com antes de su aplicación, indicando la fecha de la nueva versión, y se comunicará a los titulares por los canales de contacto habituales. Si cambian las finalidades del tratamiento, solicitaremos una nueva autorización.